Ⅲで、秀丸メールというメールソフトを使った、具体的なフォルダ作成や振り分け設定の例を示して、その後、迷惑メールへの対処方法を説明します。
現在、Outlook Express等をご利用していて、これを機会に、他のメールソフトへの変更を考えられた方に、もっともストレスの無い方法をお知らせします。
それは、一度に切り替えるのではなく、最初は両方を併用しながら、慣れた時点で切り替える方法です。
- 受信したメールをサーバに残す設定とする。
- 新たなメールソフトに、アカウントの設定を行う
- 各々のメールソフトで受信操作を行うと、同じメールが受信できます。
- メールの送信を行う場合は、従来どおり、OutlookExpressから行います。
- 新しいメールソフトに慣れたら、こちらから送信してみましょう。
- いつの間にかOutlook Expressを見ることも無くなっているでしょう。
１．受信したメールをサーバに残す設定とする。
まず、受信メールについては、両方のメールソフトで受信できるようにします。
そのための手順としては、以下のようになります。
ここでは、OutlookExpressを例として説明します。
OutlookExpress上で、
[ツール]～[アカウント]～[メール]タブ
により、今、Outlook Expressに設定しているメールアカウントが表示されます。
複数のメールアカウントが表示される場合は、全てのアカウントについて、処理してください。
メールアカウントを選択して、 [プロパティ]～[詳細設定]タブ
ここで、 [
サーバにメッセージのコピーを置く] にチェックする
[サーバから削除する ○日後 ] のチェックを外す |
|
【図２．１ サーバにメッセージを残す設定】
|
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２．新たなメールソフトに、アカウントの設定を行う
こちらでは、期間を指定してメールをサーバに残す設定とします。
この期間については、併用の期間中は２つのメールソフトを常時立ち上げるのであれば、それほど長い期間とする必要はありません。お使いのメールボックスの容量や、そのメールがＷＥＢメールでも利用可能かといった条件にもよりますが、２～３日間程度でよいでしょう。
ちなみに、会社等と家で同じメールアカウントを使ったり、外出先からＷＥＢメールを使いたい等の場合は、その利用状況に応じて、また、もちろんメールボックスの容量を勘案して、この期間を長くしておくようにします。
サーバにメッセージを残す設定を忘れるとどうなるのでしょう？
この場合、一方のメールソフトを使用して、メール受信をすると、その時点でサーバから消されてしまい、もう一方のメールソフトからは、それらのメールが受信できなくなってしまうのです。
また、大切なことは、いずれかのメールソフトでは、「必ず期間を指定して削除する設定としておく」ことです。
そうしないと、メールソフトで受信しても、いつまでたっても、サーバ上のメールボックスは削除されないので、そのうちにパンクしてしまい、メールを受信できなくなってしまいます。
TIPS
メールボックスをクリアするにはどうすればいいでしょうか？
メールを期間設定してサーバに残す使い方をしていて、メールボックスがあふれるようになった場合、まず、その原因を探る必要があります。ご利用のメールソフトにリモートメール機能が有る場合（例えば秀丸メールなど）、まずサーバのメールボックスの状況を確認します。
そこから、
・慢性的な容量不足
・容量の大きな特異メール（群）起因の容量不足
を判断し、前者であれば、保存期間の縮小、もしくは、容量増加とします。
後者であれば、その原因の排除とともに、暫定的に保存期間縮小で対処できるようであれば実施します。また、その容量の大きな特異メールをすでに秀丸メール側で受信している等の状況で、サーバから削除してもよければ、削除することで、暫定的な対処になります。
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３．各々のメールソフトで受信操作を行うと、同じメールが受信できます。
この状態で、新しいメールソフトのほうでは、フォルダ分けと振り分け設定の練習・準備を行います。
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４．メールの送信を行う場合は、従来どおり、OutlookExpressから行います。
OutlookExpressから送信したメールは、新しいメールソフト側では分かりません。
送信メールを一元化するため、送信する時に、自分宛にもBccをしておくといいでしょう。
新しいメールソフトでは、この自分宛のメールを送信済みフォルダに入れておきましょう。
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５．新しいメールソフトに慣れたら、こちらから送信してみましょう。
新しいメールソフトから送信したメールは、OutlookExpress側では分かりません。
送信メールについて、両方のメールソフトからパラパラ行うことは、データの一元化上も望ましくないので、慣れた時点で、送信は全て新しいメールソフトから行うようにします。
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６．いつの間にかOutlook Expressを見ることも無くなっているでしょう。
Outlook Expressで使っていた時の送受信メールを新しいメールソフトに移行することもできますが、そのままにしておいて、普段は新しいメールソフトのみ使用し、昔のメールを見たい時はOutlookExpressを起動する、という手もあります。
新しいメールソフトに切り替えたら、デフォルトのメールソフトの設定を変更しておきましょう。
IEの場合
[ツール]～[インターネットオプション]
プログラムタブ[電子メール]のところで、新しいメールソフトを選択 |
この状態まできた時は、Outlook Expressが前の設定のままだと、起動した時、最初にサーバに残してあるメールを受信するため余分な時間がかかります。設定を変更して、新たなメールを受信しないようにしておきましょう。余分なアカウント情報（受信サーバ情報）を消してしまう手もあります。
次からは、今まで説明してきたことを、具体的なメールソフトを使いながら、実際に設定する方法を紹介します。
